¿Cómo hacer un oficio? Lo que debes saber

Si eres trabajador administrativo y fuiste ascendido a un cargo de directivo, debe conocer todo lo referente a cómo hacer un oficio. Debido que de ahora en adelante, ésta será una de sus herramientas de comunicación más utilizadas. Si desconoces algunos puntos sobre este tema, a continuación te aclararemos todas sus dudas.

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¿Cómo hacer un oficio?

El concepto del oficio, es un documento de carácter oficial, utilizado por funcionarios que desempeñan cargos de alto nivel, ya sean directores, jefe de departamentos en los organismos del estado o entes privados, es por ello que los mismo deben saber y tener en cuenta cómo hacer un oficio.

En cuanto al área de circulación, ésta puede ser a nivel externo, es decir fuera de la entidad, o repartición relacionada a los máximos representantes de las instrucciones, y a los que ocupan cargos de directivos intermedios.

A nivel interno, que es dentro de la institución, enlazan a los que ocupan cargos directivos, que pueden ser los jefes de diferentes oficinas. La diferencia entre una solicitud y un oficio, es que la solicitud va  dirigida de un subalterno hacia su superior. Mientras que en el oficio es una comunicación de director a director.

Pero ¿quién está facultado para firmar estos oficios? En la circulación externa, estos oficios son firmados únicamente por el máximo representante legal de la institución o por quien hace sus veces.

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Por ejemplo, el gerente general debe enviar un oficio hacía un director de departamento de la empresa, pero será lo mismo en una circulación interna, en ella, son elaborados en la sección o departamento correspondiente y firmado por el jefe.

Es decir, el director de recursos humanos de una empresa cualquiera, le va a enviar un oficio al director de contabilidad de su misma empresa, a eso es que se refiere la circulación interna.

Sus partes

Veamos ahora cuales son las partes y cómo se redacta un oficio, entre ellas se encuentran tres, las cuales tenemos el encabezamiento, el texto o cuerpo y por último la parte de la firma.

  • En el encabezamiento, va a ir en la parte de arriba la membresía o cintillo que señala el nombre de la institución, su dirección, teléfono, entre otros. Un ejemplo sería, Jalisco 6 de abril del 2019. El siguiente paso para completar el oficio, es el número o código en esta parte, se escribe con mayúscula la palabra oficio, seguida del número correlativo de los documentos, con un guion del año separado con las iniciales de la institución.
  • El siguiente paso es el destinatario, en esta parte abarca el nombre y el cargo a quien va dirigido.
  • El  paso que viene es colocar el asunto, se ubicará al lado derecho del papel y contiene un resumen de lo que se va a tratar en el documento. Ejemplo, invitación para la inauguración del año escolar, la referencia se escribe a la misma altura del asunto y se utiliza cuando se requiere mencionar un documento recibido anteriormente
  • Como siguiente paso es el texto, es la parte más importante, pues aquí se dará a conocer el mensaje del documento, se puede comenzar con la siguiente frase, “es grato comunicarme con usted, tengo el agrado de dirigirme a usted” o “tengo el honor de dirigirme a usted”. Como ejemplo se podrá colocar “ Tengo el agrado de dirigirme a usted, para invitarlo a la inauguración del año escolar del colegio de Jalisco, dicho evento se llevará a cabo el domingo 19 de mayo, a las nueve horas de la mañanacomo-hacer-un-oficio

Una vez terminado de redactar el texto, el siguiente paso será la despedida, en esta parte del documento, debemos demostrar cordialidad y cortesía, se puede despedir de la siguiente forma “Algo propicia  la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal” y se termina con la palabra “atentamente”.

En este  paso será colocar la firma, aquí se pondrá el nombre y apellido, cargo y sello de la persona que envía el documento.

Se debe identificar si se trata de copias, las cuales se escriben al lado izquierdo inferior del documento, y se señala si ese documento ha sido emitido con copia y se colocará de la siguiente manera COPIA ARCHIVO.

Como último paso son las iniciales, se colocarán con mayúsculas las iniciales de la persona que firma el documento, en este caso el director de la institución y con minúsculas las iniciales de la secretaria o de la persona que redactó el documento y con esto está terminado la redacción de un oficio.

¿Para qué sirve el oficio?

También es un documento protocolar que vincula en especial a las autoridades de más altas jerarquía, este sirve para comunicar, coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, presentar renuncias, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativos.

Tipos de oficio  

Existen tres tipos de oficio, el oficio siempre que va dirigido a una sola persona, además de éste existen dos tipos más, que es el oficio de transcripción y el múltiple.

Simple

Se usa generalmente para hacer una invitación, agradecimiento, petición, felicitación, información de eventos o actividades. Este tipo de oficio ya se explicó como fue redactado.

Múltiple

El oficio múltiple, se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a diferentes personas, se redacta de la siguiente manera, se tiene la hoja de papel y el oficio se va dividir en tres partes, la primera es el encabezamiento, el cual también tendrá un texto o un cuerpo y para finalizar la firma.

Dentro del encabezamiento se tendrá que colocar el membrete, aquí se señalará el nombre de la institución, su dirección,  teléfono y otros datos que se le puede incluir. Un ejemplo sería, el logo de la empresa en la parte izquierda y al lado derecho el nombre de la empresa en mayúscula, abajo la dirección, calle y avenida y posterior de éste el número de teléfono.

El membrete se puede ubicar en la parte izquierda del documento o en la parte central del documento. De acuerdo con lo antes expuesto, a continuación te ofrecemos este vídeo donde se explica de manera específica y detallada todo lo referente a cómo hacer un oficio.

A saber

Luego de eso se va colocar como el tipo de oficio simple, el lugar y la fecha, se escribe la ciudad y fecha, el orden es el día, mes y por último el año, la escritura se combina entre letras y números, por ejemplo, 30 de junio de 2020.

El mes siempre con su inicial en minúscula. Luego del lugar y fecha el siguiente paso es el número o código, se escribe con letras mayúsculas, la palabra oficio, seguida de un número correlativo, aunado del año y las iniciales de la institución.

Como por ejemplo, OFICIO N° 001- 2020/ABC. Esto quiere decir que es el primer documento, que se redacta en el año 2020 y se tiene que colocar las letras mayúsculas de la institución, estas letras tienen que ir subrayado.

Luego de esto viene el destinatario, en este paso se va a abarcar el nombre de el cargo y el lugar de las personas a quien va dirigido el oficio múltiple. Se escribirá el nombre o los nombres de las personas, los  cargos de cada uno a quien está dirigido este oficio, y el lugar donde se encuentran cada uno, éste tiene que ir en el orden en el que se les fue explicado.

Transcripción

El oficio de transcripción, como su propio nombre lo indica, la finalidad de este documento, es transcribir el contenido de una comunicación de manera original y sin ninguna alteración.

Luego del destinatario viene el asunto, en él se va a resumir lo que se va tratar en el documento y se ubica al lado derecho del papel. Seguido del asunto se colocará la referencia, ésta se va a escribir a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere mencionar un documento recibido anteriormente.

Un ejemplo, REF: Oficio No 521-2019/XXX. La palabra referencia debe ir en mayúscula, luego colocar dos puntos y escribir el código o número del documento pasado. La referencia se va a utilizar cuando se responda, vamos a comentar, o cunado vayamos a hacer una observación sobre este documento en referencia.

Al escribir la referencia culmina la parte del encabezamiento y se aproxima la parte del texto o cuerpo, en esta parte del documento se va a dividir en dos. El primero es el texto del documento, ésta es la parte más importante del texto, en ella se da a conocer el mensaje que se desea comunicar en forma clara, precisa y breve. Como en el oficio simple, se empieza con frases como: “Tengo a bien comunicarle” “Es grado comunicar a usted” “Tengo el agrado de dirigirme a usted” “Tengo el honor de dirigirme a usted”.

 

 

Una vez que nosotros hayamos terminado de escribir el cuerpo de este documento vendrá la despedida, en esta parte se debe mostrar cordialidad y cortesía, se puede utilizar las siguientes frases:

Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal” “Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal” Creo propicia la oportunidad para ofrecerle las expresiones de mi especial consideración”.

Una vez terminado con la sección de texto o cuerpo del documento va a venir la sección de firma, que se divide en tres partes, la primera parte es la firma, se va a colocar el nombre, apellido, cargo y sello de la persona que envía el documento.

Como ejemplo puede ser el Dr. Andrés José Blanco Guerrero, Rector de la universidad de Ciudad de México. La siguiente parte será con copia, en ésta parte del documento, se va a señalar si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo del papel debajo de la firma.

Tips

Para la redacción de documento, así sea un oficio simple, de transcripción o uno múltiple, debe poseer algunos datos adicionales específicos, ser escritos en cierta forma y estar impresos en un tamaño particular.

La impresión del oficio suele hacerse en hojas de tamaño carta con dimensiones de 21.60x 27.94. Como se ha visto en cada uno de los oficios explicados, la redacción de éste, es en primera persona y no debe pasarse el largo de la páginas, el oficio puede ser escrito en renglón cerrado o en un renglón medio.

¿Qué es un documento administrativo?

Un documento administrativo son aquellos escritos expedidos por una autoridad oficial y tienen diversas utilidades, entre sus principales funciones está:

  1. Hacer constar y comunicar.
  2. Se caracteriza porque producen efecto.
  3. Son emitidas por un órgano oficial.
  4. Tienen un lenguaje especializado.
  5. Por otra parte, están redactados de manera peculiar, a fin de darles claridad y precisión a la información.
  6. Tienen una estructura rígida, por lo general son papeles oficiales escritos con un lenguaje lleno de tecnicismos, cultismos y frases directas, que no dejan lugar a la interpretación o duda.
  7. No admiten metáfora.

Elaboración de documentos administrativos

Como se dijo anteriormente, un documento es todo testimonio material en función de personas físicas o morales, instituciones jurídicas, públicas o privadas, plasmadas o registradas en una unidad de formación. Puede ser tangible o intangible.

En la documentación personal, aquí está el currículum vitae, es el conjunto de experiencias laborales, educación y vivencia de una persona. Se aplica comúnmente en la búsqueda de empleo. En la mayoría de los casos su presentación en forma de documentos es requisito indispensable para solicitar empleo.

Para elaborar un curriculum es necesario colocar la información que a continuación se menciona títulos obtenidos, datos personales, perfil profesional, último grado de estudios o formación académica, experiencia laboral, habilidades y conocimientos, entre otros.

Se coloca un título que se describa como candidato de manera precisa, datos personales, como el nombre, correo electrónico y teléfono de contacto, estos son datos básicos. Elimina tu cualquier dato que no sean indispensable. Si al reclutador le interesa ésta información, te la consultará en la entrevista. El domicilio es necesario, este se debe escribir al final de la información personal.

Para ampliar lo antes expuesto, a continuación te presentamos este vídeo, donde se explica de manera resumida y clara los puntos más importantes acerca de la elaboración de los documentos administrativos.

Fotografía

Si decides incluir una fotografía se tiene que asegurar de que sea una foto tipo carnet y formal, las imágenes personales, esas que normalmente se suben a las redes sociales no son del todo apropiadas. También se coloca el grado de estudio, en el curriculum debe aparecer el último grado cursado comprobable.

Si tienes estudios universitarios completos o vas a mediado de la carrera que estás cursando, se debe incluir el año, semestre, cuatrimestre o trimestre en donde se está cursando, se recomienda que no se coloque el historial académico completo, no hay que olvidarse que para los reclutadores la brevedad es importante.

Experiencia

La experiencia profesional, es la espina dorsal del curriculum, lo más común es redactarla en orden cronológico inverso, es decir iniciar con el empleo más reciente, cada experiencia debe incluir nombre del puesto, nombre de la empresa, periodo laborado, breve descripción de las funciones realizadas, logros obtenidos.

Una manera efectiva de hacer un currículum, más atractivo y captar la atención de las empresas es cuantificar tu experiencia laboral.

En la solicitud de empleo, la noción de ésta está vinculada a la carta de contacto que una persona envía a una empresa, con la intención de postularse para alguna oportunidad laboral, ya sea porque realmente desee trabajar allí, o porque sepa que cuentan con puestos disponibles que se ajustan a su perfil.

 

Algunos tipos de los documentos administrativos y legales son:

  • Los comprobantes de identidad, como lo son el acta de nacimiento, credencial, pasaporte, RFC (Registro Federal de Contribuyentes).
  • El CURP (Clave Única de Registro de Población) es un código alfanumérico único de identidad de 18 caracteres utilizado para identificar oficialmente tanto a residentes como a ciudadanos mexicanos de todo el país.
  • Comprobantes de estudios, como la boleta, el certificado, título y cédula profesional.
  • Documentos formales como constancia, recomendación, carta de poder, contrato de servicios y documentos de compra- venta, como fractura, contrato y escritura.
  • Recibos de pago de servicios, teléfono, internet, agua, electricidad y renta.

Carta de petición en formato de oficio 

La carta de petición es un documento muy similar al oficio, ésta es una comunicación escrita para solicitar algún asunto de intereses público, se puede solicitar para utilizar también una copia de algún documento oficial.

Se suele utilizar para solicitar también mediante esta carta una entrevista, un aumento de salario, se puede pedir o solicitar información de algún producto o servicio.  Para esto se utiliza una carta de petición.

 

La carta de petición se puede realizar mediante Microsoft Word, puede ser cualquier versión de ésta. Los márgenes de la carta de petición van estar en normal y el tamaño de la hoja estará en tamaño carta, también se recomienda utilizar el tipo de letra arial 12.

Se colocará la ubicación en la parte superior del documento se colocará anotando en a la esquina superior derecha la fecha y el lugar donde se está realizando dicho documento, un ejemplo sería, Ciudad de México, 21 de agosto del 2020.

Luego de esto se escribirá el nombre de la persona a la cual va dirigida esta carta, se puede comenzar con las frases anteriormente mencionadas como en la carta de oficio simple como por ejemplo “Con intención a”. El siguiente paso para elaborar esta carta de petición, se tendrá que explicar el tipo de petición que se está escribiendo en este documento.

Se tiene que ser muy puntual y ser muy preciso con lo que se escribirá en el cuerpo del documento, se termina con “atentamente” y se tiene que escribir el nombre de la persona que lo elaboro, y como en todos los documentos anteriores firmar en la parte inferior derecha cuando se vaya a imprimir.

La diferencia entre el oficio y una carta de petición, es que el oficio se expide por autoridades, como por ejemplos, ministerios públicos, gobiernos de estado, directivos de empresas  y como anteriormente se mencionó puede ir a una persona en particular.

A personas múltiples o entidades públicas o privadas; a diferencia, de la carta de petición, que se maneja en temas mucho más privados y claros, como una entrevista, solicitud de algún tipo de material que se requiera, aumento de sueldo (dependiendo de la ocasión), o tan sencillo que se puede solicitar algún producto o servicio.

¿Qué es la redacción?

Para realizar un oficio simple o uno múltiple, una carta de petición o algún otro tipo se documento administrativo, es muy importante saber redactar. Todo proceso de aprendizaje, para poder aprender pasa por un ejercicio de ideas y pensamientos, como requisitos indispensables para luego comunicarlo verbalmente o por escrito, esto significa que para expresarse con originalidad y de una manera correcta se requiere analizar el pensamiento.

La redacción va más allá del simple proceso de transcribir ideas, la composición de textos es la capacidad de expresarse por escrito. Es importante saber que no se escribe, como se habla para la redacción, se requiere de un proceso más complejo.

De acuerdo con lo antes expuesto, a continuación te ofrecemos este vídeo donde se explica de manera específica todo lo referente a la redacción, tipos y procesos de la misma.

La composición escrita no se limita a la aplicación de normas ortográficas, también incluye la posibilidad de argumentar organizando las ideas a través de una narración.

Las etapas en la redacción de un texto son

La planificación, requiere de tiempo y dedicación, se trata de redactar un buen texto, y esto no se logra en cuestión de segundos.

Luego está la organización de la lluvia de ideas y comenzar el escrito sin preocuparse por el aspecto gramatical.

Se recomienda realizar un borrado antes de iniciar y luego revisarlo para verificar los errores y así comenzar a redactar en el documento que quiere elaborar.

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